De maneira geral, uma reunião pode ser entendida como o ponto chave de qualquer empresa que busque alinhamento de objetivos. Entretanto, pouco se tira de uma reunião mal aproveitada ou mal conduzida, e ai que entra a importância da pauta de reunião.
O que é pauta de reunião?
Da forma mais simplificada possível, pauta de reunião é literalmente um roteiro a ser seguido por todos os envolvidos na sala. Com isso, o foco da pauta é evitar reuniões massantes e pouco proveitosas.
É claro que muitas pessoas de fato desgostam de reuniões como um todo e seja qual for a circunstância. Porém, muito disso se dá pela falta de preparo das pessoas que a comandam.
E é ai que entra a pauta de reunião, na organização e elaboração de um roteiro para seguir. Nesse caso, podemos pensar como um documento onde todos os assuntos que serão abordados estão elencados e abertos aos participantes.
É importante destacar que não se trata de um limitador, ou seja, não significa que todos vão seguir exatamente o que está ali. Assim, pauta de reunião é apenas um guia, um norte, para evitar distrações.
5 passos para fazer uma boa pauta de reunião
Qual o motivo da reunião?
Apesar de parecer óbvio, esse é passo no qual as pessoas mais tropeçam na hora de pensar na pauta de reunião. Afinal, como estruturar meu roteiro de reunião sem entender o motivo que me levou a precisar dela?
Sendo assim, o primeiro passo é entender o motivo da reunião – e se ela é realmente relevante – além de garantir que todos que irão participar realmente precisam estar ali. Já que, como falamos no nosso artigo sobre reunião eficiente, chamar pessoas para ficarem ociosas é o caminho do erro.
Definição de assuntos
Depois de entender exatamente o motivo para a reunião, fazer a pauta acaba sendo intuitivo. Nesse momento, elenque os pontos principais que você pensou ao considerar aquela reunião necessária.
Faça uma espécie de hierarquia de assuntos, com aqueles mais importantes de serem comentados ao topo. Dessa forma, você evita gastar tempo em assuntos não tão urgente assim.
Além disso, encaminhe esses tópicos de forma detalhada, para garantir que sua equipe vá compreender de cara o que está sendo dito, dando mais fluidez a reunião. Com isso, você também evita de dúvidas ou atrasos para explicações dos temas.
Envio antecipado
Esse talvez seja um dos pontos mais importantes de todo o passo a passo. Afinal, de que adianta todo o trabalho na construção e detalhamento dos tópicos, se seus colaborados só saberão deles na hora que chegarem?
Qual seria, de fato, a otimização de precisar passar alguns minutos ainda lendo o documento para todos? Percebeu a falha?
Por isso, o indicado é sempre trabalhar com envios antecipados, pelo menos 1h antes da reunião. Dessa forma, você garante que os integrantes ali presentes já entrarão na sala com seu foco nos tópicos abordados.
Saiba quem irá montar a ata de reunião
Quando falamos de pauta de reunião, muitas pessoas esquecem da finalização de tudo: a ata. Assim, é nesse momento final que todas as suas ideias para aquele momento ficam sintetizadas.
E, dessa vez, em conjunto com as opiniões e contribuições dos colegas presentes. Portanto, defina a pessoa responsável pela ata final.
Convite antecipado
Além do envio de ata de forma antecipada, outro ponto básico mas bastante esquecido é o momento do convite. Afinal, qual a melhor forma de garantir participação de convidados do que saber que estarão disponíveis?
Por isso, tente ao máximo não realizar reuniões cujos participantes só são avisados em cima da hora.
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