Fazer uma reunião que consiga trazer resultados e ainda chame a atenção dos colaboradores é um dos maiores desafios dos líderes de uma equipe. Quem nunca se pegou pensando “mais uma?” que atire a primeira pedra.
Entender as necessidades de uma empresa e reunir os parceiros de equipe para definir diretrizes é a rotina da grande maioria daqueles que trabalham em companhias. À medida que o cargo sobe na hierarquia, a sua responsabilidade de atribuir competências aumenta.
Sendo assim, surge o grande desafio: como ter uma boa reunião de equipe? Por onde começar? Qual a importância de um planejamento?
Vamos começar respondendo a última das perguntas acima: o planejamento. Afinal, é possível afirmar que aqui mora o grande erro das pessoas que não entendem o motivo das suas reuniões não renderem como gostariam.
Reunião sem planejamento não é uma reunião
O ponto chave para saber como fazer uma boa reunião, é entender qual o motivo de precisar dela, naquele momento. Mas, por que o planejamento é tão primordial?
A resposta é mais simples do que parece: sem planejamento, você não sabe o que precisa. Assim, não sabe como conduzir para chegar ao resultado.
Então, algumas dicas de como fazer esse levantamento de necessidades é importante:
- Entender o motivo de você precisar da reunião
Em uma empresa, muitos são os motivos para se ter reuniões: definir metas, fazer orçamentos, analisar os resultados, cobrar os resultados, levantar necessidades, entre vários outros.
Definir qual é o foco vai ajudar você a traçar um bom roteiro, uma boa pauta. Afinal, saber o que precisa vai te ajudar a não entrar por caminhos que vão apenas prolongar o tempo de reunião.
- Quem precisa participar?
Será mesmo que todas as pessoas da sua equipe precisam estar presentes por algumas horas na sala?
Apontar as necessidades faz com que você não ocupe o tempo de pessoas que não precisam estar ali. A menos que seja uma reunião geral, para traçar metas e definir objetivos gerais, convoque apenas aqueles que precisam estar ali.
Ao fazer isso, você evita que outras pautas entrem no meio da reunião, além de evitar possíveis descontentamentos de alguns integrantes do time que sabem que não precisam estar ali. Ou seja, estão perdendo um tempo que poderiam estar usando para o trabalho.
A importância do tempo
Definir uma base de tempo para tratar cada um dos assuntos faz com que você e toda a equipe ganhem agilidade e foco para o debate.
É importante não engessar a reunião, não cortar falas pela metade ou deixar assuntos mal resolvidos. Entretanto, não é o ideal deixar a reunião correr de forma descontrolada. Como por exemplo: passar muito mais tempo do que o previsto em um assunto, e no final ter poucos minutos para uma segunda pauta.
Saiba conduzir o time e os assuntos propostos. Defina as prioridades e um tempo médio para cada uma das prioridades levantadas.
Avise os integrantes da reunião qual será a pauta
Esse é um ponto importante e que poucas pessoas se atentam. Ao fazer o levantamento dos assuntos que precisam ser tratados, enviar para os colaboradores pode facilitar e muito o seu trabalho de condução.
Ao deixar claro para aqueles que vão participar, sobre o que vai ser dito e trabalhado, fica muito mais eficiente a reunião como um todo. Pois, sabendo do que vai ser dito, cada um pode trazer para a sala as dúvidas, comentários ou sugestões bem definidos.
Ou seja, aqui, além de ganhar em agilidade, você também ganha em outros dois pontos: mostrar para o colaborador que ele pode ter tempo de alinhas suas ideias e otimizar seu tempo final de reunião. Afinal, ter as ideias prontas evita o trabalho de pensar nelas na hora que se é perguntado.
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