Entender a padronização de processos hoje em dia é um dos grandes diferenciais de mercado para qualquer empresa. Afinal, estamos falando da organização interna do dia a dia da companhia.
Nesse caso, a padronização de processos tende a facilitar o trabalho como um todo, inclusive chegando até os próprios clientes. Ou seja, além de ajuda interna, também auxilia na satisfação de clientes.
O que é padronização de processos?
Caso você vá pelo significado mais literal da palavra, a padronização de processos retrata um modelo únicoa ser seguido dentro de uma empresa. Por exemplo, o passo a passo para criação de um produto, ou o processo de montagem de algum eletrônico.
Ou seja, de maneira simplificada, padronização de processos diz respeito a definição de como determinado processo deve ser realizado, por todos da empresa. Dessa forma, estamos falando da montagem de um roteiro, exigido para a mesma atividade e exercido por todos os colaboradores.
Montar esse passo a passo e as etapas de um processo é feita pelo setor mais estratégico da empresa, principalmente gerentes e diretores. Assim, muitas vezes depende da estratégia da empresa para o mercado.
Qual a importância dessa padronização?
É bastante intuitivo pensar em como esse roteiro de processo é capaz de melhorar e gerar confiança nos colaboradores. Entretanto, quais seriam de fato esses pontos de melhoria vindos de um padrão de projeto?
Abaixo, trouxemos os principais pontos vistos em empresas que começam a prática:
- Controle de início e término do processo
Ao criar um roteiro pronto para se seguir para um processo específico, os dirigentes do time estratégico conseguem acompanhar o processo diretamente. Dessa forma, é bem mais prática a ideia de encontrar possíveis falhas ou pontos de melhoria dentro daquele processo definido.
- Atividades bem feitas
Padronização de processos garante para a empresa que aquele procedimento está sendo feito da exata maneira que deveria ser. Assim, acaba gerando mais confiança tanto para o colaborador direto, que atua no processo, quanto para aquele que supervisiona o mesmo.
- Reduz riscos, diminui falhas
É natural pensar que quando temos em mãos um passo a passo de como fazer, por onde seguir e para onde não ir, as falhas são bem mais evitáveis. Afinal, fica mais difícil errar por descuido de algo que está escrito nas suas mãos.
- Responsáveis pelas tarefas
Quando se tem esses processos bem definidos, etapas bem estabelecidas, fica mais fácil também de definir as pessoas ideais para realizar cada uma delas. Com isso, acaba facilitando também a supervisão e controle de qualidade.
Como implementar e a terceirização
O primeiro passo, e o mais importante, está em identificar exatamente os fluxos de trabalho de cada um dos seus processos. Assim, colocando completo no papel, a padronização de processos fica mais fácil.
Após passar para o papel, chega a hora de saber separar o que faz sentido estar ali, e o que não deveria estar ou precisa de uma revisão. Dessa forma, além de definir o roteiro, os processos ainda recebem uma dose extra de controle de qualidade, garantindo sua criação.
Assim, basta definir os responsáveis diretos e indiretos por cada uma das etapas e trabalhar internamente a mudança de pensamento dentro da empresa. Com o tempo, os resultados não devem demorar a aparecer.
Outra saída interessante é pensar na terceirização de áreas como administrativo e financeiro, para empresas especializadas. Afinal, se estamos falando de administrar melhor os processos da empresa, não acumular funções é uma das soluções.
Por isso, ao terceirizar setores financeiros, muitos processos deixam de estar diretamente nas suas mãos, e passam a ser cuidados e determinados por especialistas. Com isso, também é possível perceber um ganho de melhoria interna.
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