Apesar de ter um nome bastante sugestivo, muitas pessoas ainda não conhecem de fato o POP – procedimento operacional padrão. Além disso, acabam não associando o termo aos maiores cases de sucesso que vemos hoje em dia.
A verdade é que não existe uma empresa hoje que funcione de maneira correta sem o uso do POP no seu negócio. Por exemplo, basta pensar nas empresas do ramo de fast food espalhadas pelo mundo.
O que é Procedimento Operacional Padrão?
Pensando de maneira mais direta, o POP pode ser entendido como um manual, um documento de instrução. Em geral, vai funcionar como um passo a passo para a empresa realizar determinado processo.
Além disso, o documento não vai se limitar apenas em dizer o que deve ser feito, mas como e o motivo de fazer daquela forma. Ou seja, trabalha ainda o pensamento mais crítico dos colaboradores.
Dessa forma, contém em seu texto os elementos de descrição das atividades, os responsáveis por realizar cada uma delas e os equipamentos necessários. No fim, acaba sendo uma forma de garantia de processo.
Em resumo, trata-se de uma grande padronização, encaixar os processos da empresa em caminhos determinados de maneira prévia.
Vantagens do POP
Sem sombra de dúvidas, a maior vantagem do procedimento operacional padrão é a construção de um processo mais determinado, padronizado. Com isso, realizar manutenções periódicas se torna mais fácil.
Além disso, acaba aumentando e muito a qualidade dos produtos, já que todos seguem o mesmo padrão de tratamento. Ou seja, é mais rápido perceber problemas de processo ou melhorias possíveis.
Outro ponto muito importante é que facilita a comunicação entre todos os setores da empresa. Afinal, se todos sabem como o processo funciona, fica mais simples o diálogo entre as áreas.
Ainda, com o POP é possível criar um modelo de atuação que vai evitar possíveis mudanças radicais sem que todos estejam cientes sobre ela. Ou seja, acaba deixando os colaboradores em um mesmo nível de atuação.
Como realizar um procedimento operacional padrão
Os passos para criar um POP se estruturam de uma maneira simples, sendo os pontos principais:
1 – Tipo de POP
Dentro desse procedimento operacional padrão, existem diversas formas de estruturar esse documento. Por exemplo, checklist e fluxograma.
O checklist é usado principalmente para se lidar com um número menor de decisões e que não exige um número grande de passos. Da mesma maneira, o fluxograma é ideal para um pop com muitos passos finais.
Dessa forma, o ideal é busca o melhor modelo para sua empresa, ou ainda estudar um modelo híbrido, usando um pouco de cada.
2 – Documento
Para a escrita do documento, o ideal é que todos os envolvidos estejam presentes nessa reunião de pauta. Afinal, como montar um documento geral sem ouvir todos os lados da história?
O ideal é que o POP seja escrito por alguém responsável geral por aquele processo, como um coordenador da equipe. Além disso, é necessário o levantamento de todas as informações vistas no POP, como:
- Etapas
- Responsáveis por cada etapa
- Equipamentos necessários
- Como e o motivo de fazer cada etapa
3 – Revisão
Mesmo que tenha sido escrito por algum coordenador ou supervisor da área, o documento precisa de uma revisão especializada. Para isso, se realiza todo um processo de releitura.
Para isso, pessoas que não estavam envolvidas na escrita devem ser priorizadas para realizar essa revisão. Já que, de maneira geral, quando se escreve é quase impossível pegar todos os possíveis gargalos do texto.
Em geral, o POP é um documento extremamente importante para criar uma padronização dos seus processos.
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